Stockaj : Ingénierie du document

La dernière trouvaille en matière de conservation d'archives se nomme " Stockaj ", un produit qui présente de nombreux avantages.
Une société industrielle de Douala a récemment été condamnée au versement de 50 millions de frs CFA parce qu'elle ne retrouvait pas le contrat la liant à l'un de ses principaux fournisseurs, contrat datant des années 1980.
Elle s'est alors tournée vers un spécialiste pour mettre de l'ordre dans ses archives. Comme l'illustre l'exemple ci-dessus, le recours à une société d'archivage intervient souvent à un moment critique de la vie d'une entreprise (problèmes d'espace disponible pour le stockage des archives, mauvaise gestion des archives, contrôle fiscal, dépôt de bilan, restructuration, procès, etc.) qui oblige à trouver une solution à court terme pour la conservation des documents. Ce choix permet d'éviter la création de son propre service d'archives, l'aménagement de locaux avec le matériel spécifique associé et l'embauche de personnel sur cette fonction. Nous avons récemment rencontré STOCKAJ, l'un des acteurs du marché, pour un éclairage.
L'organisation numérique, la gestion externalisée d'archives, les audits documentaires, la numérisation et la formation sont autant de services que cette société de Douala propose aux entreprises. La conservation de documents étant un problème dans tous les pays de la zone CEMAC (administration, collectivités locales, entreprises publics et privées), ses ingénieurs prennent le problème à bras-le-corps en plaçant leur activité sous le signe de l'innovation. Leurs différentes solutions, accessibles à travers leur site Internet (www.stockaj.com), s'étendent de l'archivage physique - avec un centre d'archivage entièrement équipé à Bonaberi pouvant contenir plus de 30.000 cartons d'archives et un autre à Ngodi - à la gestion des documents électroniques. Mais l'archivage, c'est aussi des solutions sur-mesure. STOCKAJ a ainsi organisé, à la demande du Ministère tchadien des Finances, une formation pour ses cadres qui faisait le point sur le cadre juridique et les différentes méthodes de conservation, dans un cadre où les archives ont été largement malmenées par la guerre.
Les solutions d'archivage sont nombreuses et le marché immense, mais encore mal connu, nous ont expliqué les responsables de l'entreprise. Ils ont donc opté pour une approche d'évaluation gratuite des besoins qui aide les entreprises à s'approprier les risques liés à une mauvaise organisation pour les réduire, et s'assurer de l'intégrité des documents qu'elles traitent dans le cadre de leur activité.

Écrit par Fabrice Ateba

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